Контролёр — вы
Вы решаете, что обрабатывается и зачем. SayFocus выступает обработчиком по вашим инструкциям.
Главная › Безопасность и данные
Куда уходят ваши документы и чего мы не храним
Счета содержат банковские реквизиты, зарплаты и имена клиентов, поэтому вопрос «а где это всё на самом деле работает?» — законный и первый. Эта страница отвечает на него прямо, включая те части, которые не льстят нам самим.
ЕС
обработка идёт на инфраструктуре в Евросоюзе
Обработчик
вы остаётесь контролёром; DPA — по запросу
Без ISO
у нас нет сертификации, и мы это не скрываем
Где находятся данные
Коротко: данные остаются в ваших системах и проходят через наши.
Ваши системы остаются домом для данных
Документы приходят в вашу почту или канал и попадают в вашу бухгалтерскую систему или CRM, с исходным файлом, прикреплённым к записи. Мы не создаём параллельный архив документов, если вы отдельно об этом не попросите.
Обработка идёт в ЕС
Конвейер, который читает, проверяет и проводит ваши документы, работает на инфраструктуре, расположенной в Евросоюзе.
Распознавание выполняет поставщик ИИ
Извлечение полей из скана означает, что документ отправляется поставщику ИИ. Мы используем бизнес-тарифы, при которых переданные данные не используются для обучения моделей, и называем поставщика и его условия на аудите, чтобы ваш DPO мог их проверить.
Больше данные никуда не уходят
Никакой аналитики по содержанию ваших документов, никакой передачи третьим лицам, никакого использования ваших документов для улучшения того, что мы продаём кому-то ещё.
Роли, соглашения и сроки хранения
DPA по запросу
Соглашение об обработке данных (DPA), охватывающее объём работ, субобработчиков и удаление данных, доступно ещё до начала пилота.
Субобработчики перечислены
Поставщик ИИ и хостинг названы в DPA; мы предупреждаем заранее, если что-то из этого меняется.
Сроки хранения — письменно
Мы храним только то, что нужно, чтобы проследить путь документа через конвейер, и только в течение срока, зафиксированного на аудите.
Удаление по запросу
Вы можете в любой момент попросить удалить записи об обработке, и мы подтвердим, когда это сделано.
Выход — чистый
По окончании сотрудничества доступ отзывается, а правила и документация остаются у вас.
Кто видит ваши документы
У небольшой студии здесь есть преимущество: список людей короткий и поимённый.
Конкретные люди, по проектам
Доступ есть только у людей, которые строят ваш конвейер, и больше ни у кого. Никакого общего пула поддержки, просматривающего данные клиентов.
Минимально достаточный доступ
Сначала мы просим ограниченную или тестовую учётную запись и расширяем доступ, только когда это действительно нужно для очередного шага. Если ваша политика запрещает какой-то уровень доступа, мы проектируем конвейер в обход.
Очередь разбора — аккуратная
Исключения публикуются в канале, которым уже пользуется ваша команда. На практике мы не помещаем в эти сообщения персональные идентификационные номера и полные адреса электронной почты клиентов — заметка для разбора должна говорить, что не так, а не повторять чувствительные данные.
Действия прослеживаемы
Каждый документ, попавший в вашу систему, несёт с собой исходный файл, поэтому аудитор может увидеть, откуда взялась цифра, не спрашивая нас.
Чего мы не обещаем
У нас нет сертификации ISO, нет отчёта SOC 2 и нет знака безопасности. Если это обязательное требование вашей закупки, скажите об этом сразу — это веский повод выбрать сертифицированную платформу, и мы честно это скажем, а не будем тратить ваше время.
Мы не обещаем процент точности, пока не увидели ваши документы. Любая цифра на этом сайте взята из конкретного проекта, где она была получена, а вашу собственную цифру измерит пилот.
Мы не утверждаем, что конвейер безопасен без присмотра с первого дня. Шаги, связанные с движением денег и с обращением к клиентам, всегда оставляют человека в контуре, а лимиты безопасности останавливают запуск, который выглядит подозрительно, — в одном проекте рассылка напоминаний сама останавливается, если должна отправить больше 40 писем или затронуть больше 20 000 €.
Практические меры защиты, которые мы встраиваем
Они взяты из проектов, где возникала эта проблема, а не из чек-листа.
Защита от дублей
Каждый входящий файл получает идентификатор и блокировку, поэтому повторная попытка или пересланная копия не может провестись дважды.
Проверка перед проводкой
Документ, в котором цифры не сходятся, отправляется на разбор, а не тихо попадает в учёт.
Лимиты на запуск
Пакетные задачи останавливаются и присылают уведомление, если объём или сумма превышают согласованный порог.
Кнопка паузы
Всё, что отправляет сообщения от вашего имени, ваша команда может поставить на паузу одной командой.
Без секретов в коде
Учётные данные хранятся в защищённом хранилище платформы, а не в коде и не в документах, которыми мы обмениваемся.
Уведомление об изменениях
Об изменениях в правилах и интеграциях сообщается заранее, до того как они начинают работать с реальными данными.
Частые вопросы
Используются ли наши счета для обучения ИИ-модели?
Нет — ни нами, ни поставщиком ИИ на тех бизнес-условиях, которые мы используем: переданные данные исключены из обучения моделей. Мы называем поставщика и даём ссылку на его условия на аудите, чтобы вы могли это проверить, а не просто поверить на слово.
Можно ли всё запустить на наших собственных серверах?
Конвейер — да, но распознавание документов требует обращения к поставщику ИИ, поэтому полностью автономная схема потребует локально развёрнутой модели и отдельного разговора о стоимости. Скажите об этом на аудите, и мы честно оценим объём работ.
Кто является контролёром данных?
Вы. SayFocus обрабатывает документы по вашим инструкциям в роли обработчика, по соглашению об обработке данных (DPA), в котором названы субобработчики и срок хранения.
Что происходит в случае утечки данных?
Мы уведомляем вас без промедления и сообщаем то, что действительно знаем: какие данные, за какой период, что мы уже сделали. Как обработчик мы обязаны сообщить вам оперативно, чтобы вы могли выполнить собственные обязательства по уведомлению.
Вы подписываете NDA?
Да, при желании — ещё до начала аудита. Аудит предполагает работу с реальными документами, так что это разумное требование.
Задайте вопросы по безопасности на аудите
Три рабочих дня, один поток разобран от начала до конца. Если вопрос по данным способен застопорить проект, лучше узнать об этом сейчас, а не после пилота.
Получить бесплатный аудит