Напоминания об оплате уходят сами трижды в неделю, с предохранителем
Фирма ежемесячно выставляет счета десяткам клиентских компаний и раньше вручную гоняла должников. Теперь напоминания уходят по расписанию понедельник/среда/пятница с тремя уровнями эскалации на трёх языках, а предохранитель останавливает рассылку, если партия выглядит подозрительно.
Результаты
Цифры взяты из журналов запусков. Первый полностью успешный боевой запуск состоялся 17 августа 2026 года; 2 сентября автоматизация перешла с кнопки в Telegram на фиксированное расписание.
| Показатель | Было | Стало |
|---|---|---|
| Запуски напоминаний | когда кто-то вспоминал | 3 раза в неделю, без участия человека |
| Участие человека в запуске | проверить книгу, написать и отправить каждое письмо | прочитать сводку в Telegram |
| Предохранитель партии | нет | останавливается свыше 40 писем или €20 000 |
| Повторные напоминания | возможны | исключены: пауза 5 дней + замок запуска |
| Первый боевой запуск | — | 14 писем, 13 доставлено, взыскивалось €3 711,79 |
| От первого запуска до автопилота | — | 23 дня |
Задача
- Напоминания шли нерегулярно
Напоминания зависели от того, откроет ли кто-то книгу. Одним клиентам напоминали дважды в неделю, другим — не вспоминали месяцами.
- Тон и язык должны быть верными
Клиенты читают на эстонском, русском или английском. Должник всё ещё клиент: первое письмо должно быть дружелюбным, третье — твёрдым.
- Один неудачный запуск мог навредить
Сбой данных, из-за которого все счета помечаются просроченными, разослал бы сотни писем. Фирме сначала нужен был предохранитель, а не скорость.
- Две системы — две версии истины
Статус счёта хранится в бухгалтерской системе, контакты и язык — в CRM, и по 15 клиентам данные расходились.
Что мы построили
Каждый запуск считывает счета из Merit Aktiva за последние 88 дней и работает с реальным остатком долга — сумма минус платежи, — а не с исходной суммой счёта.
Уровень задаёт число дней просрочки: от 14 дней доступен уровень 2, от 21 — уровень 3. Уровень не закрепляется навсегда: как только старый долг погашен, клиент возвращается вниз.
Запуск останавливается и подаёт сигнал, если нет карточек CRM или счетов, если ушло бы больше 40 писем или €20 000, или если больше половины партии на самом жёстком уровне.
Письма написаны так, как написал бы коллега: «уже оплатили? спасибо — письма разминулись». При остатке до €3 отправляется одна дружеская записка вместо трёхшаговой цепочки.
Команды паузы, продолжения и статуса — в группе бухгалтеров. Отчёт-превью приходит в 10:55, отправка — в 11:00, если не поставлено на паузу.
Каждое письмо, его уровень и результат доставки записываются в карточку CRM. Неверный адрес показан с причиной прямо в сводке, а не спрятан в журнале.
Как выходили в бой
Запуск по кнопке
В бою с 10 августа с кнопкой в Telegram: бухгалтер подтверждал каждую партию, пока настраивались сопоставление и формулировки.
10–25 августа 2026Замки, паузы, контроль
Добавлены замок запуска и учёт по получателю, чтобы пересекающийся повтор не отправил письмо дважды; исправлена ошибка часового пояса; с фирмой согласованы правило микродолга и сброс эскалации.
12–25 августа 2026Расписание вместо кнопки
С 2 сентября запуск полностью автоматический по пн/ср/пт. Три подряд неудачные доставки ставят на карточке флаг «не отправлять» для проверки человеком.
2 сентября 2026Честные ограничения
PDF счетов пока не прикладываются к письмам-напоминаниям. Частным лицам без регистрационного номера напоминают вручную. Два из трёх языковых вариантов переведены машиной и ждут формального утверждения фирмой. Один домен получателя не работает и обрывает каждый запуск, пока бухгалтер не даст новый адрес, — это помечено, а не скрыто.
Частые вопросы
Почему предохранитель, а не просто более быстрая отправка?
Потому что напоминание — это контакт с клиентом. Неверная партия стоит больше доброй воли, чем задержанная партия — денег. Лимиты предохранителя согласованы с фирмой и меняются в одном месте.
Может ли уровень эскалации снижаться?
Да, намеренно. Он пересчитывается по текущему возрасту счёта при каждом запуске, поэтому клиент, оплативший старый счёт, не остаётся случаем уровня 3.
Что если нужно остановить это прямо сегодня?
Наберите команду паузы в группе Telegram. Отчёт-превью всё равно придёт, чтобы вы видели, что ушло бы; ничего не отправляется, пока вы не возобновите рассылку.
Из каких учётных систем это может считывать данные?
Из любой системы, где статус счёта доступен через API: здесь это Merit Aktiva, в других случаях — Xero, QuickBooks Online, Fortnox и 1С. Контактные данные могут приходить из CRM или таблицы.
Сколько времени от решения до работы без участия человека?
В этом случае — 23 дня от первого боевого запуска до фиксированного расписания. Пилотный этап с кнопкой намеренный: он даёт фирме увидеть реальные партии до того, как довериться расписанию.
Похожий поток в вашем бизнесе?
Расскажите, какие документы или обращения съедают часы. Бесплатный аудит, фиксированная цена пилота, без обязательств.
Получить бесплатный аудит