Уровни эскалации
Мягкий, твёрдый и финальный текст напоминания применяются автоматически в зависимости от срока просрочки и числа предыдущих напоминаний.
Напоминания об оплате, которые безопасно отправляются сами
Для бухгалтерских фирм и финансистов, которые вручную гоняются за просроченными счетами. Письма-напоминания уходят по расписанию со встроенными лимитами, поэтому ничего крупного или необычного не уйдёт без взгляда человека.
Приём
Разбор
Проверка
Запись
Подтверждение
Что это чинит
Ситуации, о которых нам рассказывают на первом созвоне.
Погоня за должниками съедает всю неделю
Кому-то приходится проверять, что просрочено, решать, какой тон письма кому нужен, и рассылать их клиент за клиентом, неделя за неделей.
Напоминания уходят с опозданием или не уходят вовсе
Когда ответственный сотрудник в отпуске или занят закрытием месяца, напоминания срываются, и деньги приходят позже, чем должны.
Один тон не подходит никому
Клиент, впервые задержавший оплату, и хронический должник получают одно и то же письмо, потому что писать разные тексты каждый раз слишком долго.
Никто не хочет отправлять письма без контроля
Партия писем с неверной суммой или клиентом, который уже оплатил, наносит больше вреда, чем задержка, которую она должна была устранить.
Как это работает
Пять стадий, одинаковых для каждого потока. Всё, что не прошло проверку, уходит человеку — в тот инструмент, которым вы и так пользуетесь.
- Приём
Конвейер читает открытые просроченные счета из вашей системы учёта в выбранные вами дни.
- Разбор
Каждый счёт сопоставляется с карточкой клиента и историей напоминаний, поэтому конвейер знает, первое это, второе или последнее уведомление.
- Проверка
Клиенты с пометкой «не напоминать» исключаются, а вся партия сверяется с вашими лимитами безопасности, прежде чем что-либо будет составлено.
- Запись
Письма составляются на нужном уровне эскалации — мягком, твёрдом или финальном — и отправляются по вашему расписанию, например по понедельникам, средам и пятницам.
- Подтверждение
Каждое отправленное письмо фиксируется с клиентом, суммой и уровнем, а перед каждой рассылкой вы получаете отчёт-превью.
Что вы получаете
Лимиты безопасности
Рассылка останавливается и предупреждает вас, если партия окажется необычно крупной, например больше 40 писем или 20 000 € за раз.
Пауза и запуск из Telegram
Остановить или возобновить расписание напоминаний можно командой в чате, без входа в систему.
Пометка «не напоминать» по клиентам
Любого клиента можно исключить из автоматических напоминаний навсегда или на заданный период.
Отчёт-превью перед отправкой
Сводка о том, кто что получит и на каком уровне, ещё до отправки партии.
Полный журнал каждого письма
Запись о каждом отправленном напоминании — дата, клиент, сумма и уровень эскалации — для аудита и разбора спорных случаев.
Что измеряет пилот
Мы не называем проценты точности, пока не увидели ваши документы. Эти три числа согласуются на аудите и предъявляются в конце пилота.
Доля без ручного касания
Доля запланированных рассылок, прошедших без срабатывания лимита или ручной проверки.
Минут на рассылку
Время сотрудников на цикл напоминаний до и во время пилота, в сравнении с заменяемым ручным процессом.
Исключений на 100
Сколько писем из 100 откладываются на проверку, например из-за пометки «не напоминать» или срабатывания лимита.
Системы, которые подключаем для этой задачи
Merit AktivaXeroQuickBooks OnlineFortnoxTelegramGoogle Sheets
Обработка в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших системах; соглашение об обработке данных предоставляем по запросу.
От аудита до автопилота
Объём пилота для этого потока: Один поток напоминаний: просроченные счета одной группы клиентов, по вашему текущему расписанию и правилам эскалации.
Шаг 1
Аудит
Разбираем один поток документов или заявок от начала до конца: считаем объёмы, называем системы, которых он касается. Вы получаете письменное описание работ и фиксированную цену пилота.
Бесплатно · 3 рабочих дняШаг 2
Пилот
Один поток выходит в бой на ваших настоящих документах. Приёмка не на ощущениях, а по числам: доля без ручного касания, минуты на документ, исключения.
Около двух недель · фикс-ценаШаг 3
Раскатка
Остальные потоки идут по проверенной схеме. Ежемесячный отчёт, поддержка и правки, когда меняются ваши системы.
Поток за потокомУже делали
Кейс · Бухгалтерская фирма, Эстония
Напоминания об оплате уходят сами трижды в неделю, с предохранителем
Напоминания об оплате просроченных счетов у бухфирмы уходят три раза в неделю без кнопки: лимиты партии, команда паузы и журнал каждого письма.
3×/неднапоминания без участия человека, с предохранителем
Частые вопросы
Сколько это стоит?
Единого прайса нет, потому что у каждой компании своя система учёта и своя политика напоминаний. Мы начинаем с бесплатного трёхдневного аудита, а затем называем фиксированную цену на один поток пилота — до начала работ.
Насколько точны суммы и сроки в напоминаниях?
Цифры берутся напрямую из записей об открытых счетах в вашей системе учёта, а не из отдельной копии или оценки. Если данные в Merit, Xero, QuickBooks или Fortnox верны, то и напоминание верно.
Что будет, если что-то выглядит подозрительно, например крупная партия или клиент, который уже заплатил?
Лимиты безопасности останавливают рассылку и предупреждают вас до отправки. Клиент с пометкой «не напоминать» исключается автоматически, а каждая рассылка сопровождается отчётом-превью, чтобы вы могли заметить проблему до отправки писем.
Куда уходят наши данные?
Обработка происходит в ЕС. Исходные данные по счетам и карточки клиентов остаются в вашей системе учёта; ничего не копируется в отдельную базу. Соглашение об обработке данных (DPA) предоставляется по запросу.
Работает ли это с нашей текущей системой учёта?
Мы строим конвейер под ту систему учёта, которой вы уже пользуетесь — Merit Aktiva, Xero, QuickBooks Online или Fortnox, — читая просроченные счета через её API, а не заставляя вас менять привычный процесс.
Начните с бесплатного аудита
Три рабочих дня, один поток разобран от начала до конца, фиксированная цена пилота на бумаге. Без обязательств.
Получить бесплатный аудит