Поставщик и реквизиты счёта
Название поставщика, номер счёта, даты и суммы считываются с документа и переносятся в поля Merit.
Главная › Integrations › Merit Aktiva
Как чеки и счета попадают в Merit Aktiva
Merit Aktiva не читает документы сама, поэтому фото или PDF кто-то должен превратить в проведённый счёт поставщика. Мы построили конвейер, который делает это автоматически, и сами ведём на нём свою бухгалтерию.
Своего OCR нетMerit не распознаёт данные со счетов и чеков сама — этот шаг должен выполнить человек или интеграция.
Своё OCR НетAPI принимает Счета, заказыЭлектронные счета Через операторов, не APIФайл-источник Прикреплён к записи
Приёмфото или pdf приходит через бота или почту
ИзвлечениеИИ считывает шапку и строки
Проверкарег. номера сверены, дубли отмечены
Сопоставлениетовары и счета сверены с Merit
Проводкасчёт создан, файл приложен
Что попадает в Merit Aktiva
Позиции счёта
Каждая строка извлекается с количеством и ценой и сопоставляется с нужным товаром или счётом плана.
Исходный PDF или фото
Оригинал файла прикрепляется к записи счёта поставщика, чтобы бумажный след оставался при проводке.
Проверка рег. номера
Рег. номер поставщика сверяется, а при необходимости исправляется, по эстонскому бизнес-реестру.
Пометка дубля
Документ, совпадающий с уже проведённой записью в Merit, помечается, а не проводится повторно.
Задача на разбор
Всё, что не прошло проверку, уходит в очередь разбора вместо проводки наугад.
Где становится неудобно
У каждой системы есть углы. Эти — те, что определяют сборку: лучше знать о них до пилота, а не во время.
Своего OCR нет
Merit не читает документы сама, поэтому структурированные данные должны появиться ещё до API. Это и делает наш конвейер перед проводкой.
Электронные счета идут в обход API
Входящие электронные счета приходят через операторов электронных счетов, а не через API, то есть уже идут отдельным маршрутом в вашу бухгалтерию.
Только счета и заказы
API принимает счета и заказы поставщиков. Для остальных типов записей нужен свой сценарий.
Стоит ли здесь строить свой конвейер?
Стоит строить
- Большой поток счетов и чеков от поставщиков по почте или фото
- Несколько почтовых ящиков или компаний-клиентов с едиными правилами проводки
- Рег. номера поставщиков нужно сверять с бизнес-реестром
Хватит родных средств
- Несколько счетов в месяц, которые один человек вводит вручную
- Вы в основном получаете электронные счета, которые и так идут через операторов
Задача, которая за этим стоит
Решение
Счета и чеки автоматически попадают в вашу систему учёта
Счета поставщиков и чеки сотрудников попадают прямо в Merit Aktiva, Xero, QuickBooks и другие системы, а спорные случаи — в очередь разбора.
→Как устроен поток
Обработка в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших системах; соглашение об обработке данных предоставляем по запросу — см. безопасность и работу с данными.
From audit to autopilot
Шаг 1
Аудит
Разбираем один поток документов или заявок от начала до конца: считаем объёмы, называем системы, которых он касается. Вы получаете письменное описание работ и фиксированную цену пилота.
Бесплатно · 3 рабочих дняШаг 2
Пилот
Один поток выходит в бой на ваших настоящих документах. Приёмка не на ощущениях, а по числам: доля без ручного касания, минуты на документ, исключения.
Около двух недель · фикс-ценаШаг 3
Раскатка
Остальные потоки идут по проверенной схеме. Ежемесячный отчёт, поддержка и правки, когда меняются ваши системы.
Поток за потокомЧастые вопросы
Merit Aktiva сама читает счета?
Нет. У Merit нет своего OCR, поэтому счёт либо вводит человек, либо данные подаёт интеграция в структурированном виде. Наш конвейер читает документ и передаёт в API шапку, строки и файл-источник.
А как быть с входящими электронными счетами?
Они приходят через операторов электронных счетов, а не через API, и уже идут своим маршрутом в Merit. Наш конвейер закрывает счета и чеки, приходящие как PDF, фото или вложения в письмах — именно там и остаётся ручная работа.
Может ли конвейер проводить и заказы поставщикам?
Да. API Merit принимает и заказы, и счета поставщиков, поэтому оба типа документов можно создавать автоматически после распознавания и сопоставления.
Что если документ не удаётся распознать чисто?
Он уходит в очередь разбора в привычном вам инструменте, например в Telegram. Бухгалтер исправляет или подтверждает запись, и при следующем появлении этого поставщика сопоставление уже применяется само.
Есть ли подтверждение, что это работает в масштабе?
Мы сами ведём бухгалтерию на Merit и строили этот конвейер для эстонской бухгалтерской фирмы с более чем 70 компаниями-клиентами и 42 почтовыми ящиками. За две недели на выборке из 1 093 документов 79% проведены без ручного касания, а среди 1 741 проведённого документа найдено 0 дублей.
Работаете в Merit Aktiva? Начните с аудита
Три рабочих дня, один поток документов разобран от начала до конца, фиксированная цена пилота на бумаге. Без обязательств.
Получить бесплатный аудит