Извлечённые данные счёта
Поставщик, даты, номер НДС/регистра, позиции и суммы, извлечённые из каждого документа.
Счета и чеки автоматически попадают в вашу систему учёта
Для бухгалтерии и финансистов, которые часами вручную вносят счета поставщиков и кассовые чеки. Конвейер SayFocus сам их читает, проверяет и заносит в систему и останавливается только тогда, когда нужно решение человека.
Приём
Разбор
Проверка
Запись
Подтверждение
Что это чинит
Ситуации, о которых нам рассказывают на первом созвоне.
Счета приходят в пять разных почтовых ящиков
PDF от поставщиков, фото чеков от сотрудников и пересланные письма — всё это нужно сначала найти, открыть и прочитать, прежде чем провести документ.
Ручной ввод данных отнимает время
Кто-то по-прежнему вручную вбивает в систему учёта название поставщика, номер плательщика НДС, позиции и суммы — документ за документом.
Ошибка в номере НДС или регистре блокирует проводку
Смазанный чек или опечатка в регистрационном номере не дают сопоставить счёт с карточкой поставщика, и он лежит в стопке, пока кто-нибудь не разберётся.
Многостраничные счета теряют связь между частями
Одна покупка может прийти как письмо с вложением, PDF на три страницы и фото накладной, и легко ошибиться, объединяя их в одну проводку.
Как это работает
Пять стадий, одинаковых для каждого потока. Всё, что не прошло проверку, уходит человеку — в тот инструмент, которым вы и так пользуетесь.
- Приём
Счета, чеки и пересланные письма собираются из тех почтовых ящиков, папок и чатов, которыми клиент уже пользуется, независимо от формата файла и числа страниц.
- Разбор
ИИ-распознавание извлекает из каждого документа поставщика, даты, номер НДС/регистра, позиции и суммы, а многостраничные и многофайловые счета объединяются в одну запись.
- Проверка
Некорректные или отсутствующие номера НДС и регистра сверяются с бизнес-реестром и по возможности исправляются; всё, что не сошлось, уходит в очередь разбора.
- Запись
Чистые счета проводятся в Merit Aktiva, Xero, QuickBooks Online, Fortnox, Visma eAccounting, SmartAccounts или 1С, с прикреплённым к записи исходным файлом.
- Подтверждение
Запись в журнале и уведомление подтверждают, что было проведено, а всё отложенное на проверку помечается в канале, который команда и так проверяет, например в Telegram или почте.
Что вы получаете
Исходный файл в приложении
Исходный PDF, фото или письмо прикрепляется к проведённой записи для аудита.
Исправление номера НДС/регистра
Некорректные коды поставщиков проверяются и по возможности исправляются по данным бизнес-реестра.
Очередь разбора для исключений
Документы, не прошедшие проверку, остаются в очереди в том инструменте, которым клиент уже пользуется.
Журнал проводок
Постоянная запись о том, что, когда и в какую систему учёта было проведено.
Уведомления
Сообщение команде, когда партия проведена или когда что-то требует внимания.
Что измеряет пилот
Мы не называем проценты точности, пока не увидели ваши документы. Эти три числа согласуются на аудите и предъявляются в конце пилота.
Доля без ручного касания
Доля документов, проведённых без ручной правки за время пилота.
Минут на документ
Время от поступления документа до проводки, в сравнении с ручным процессом.
Исключений на 100
Сколько документов из 100 требуют решения человека в очереди разбора.
Системы, которые подключаем для этой задачи
Merit AktivaXeroQuickBooks OnlineFortnoxVisma eAccountingSmartAccounts1Сэстонский бизнес-реестр
Обработка в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших системах; соглашение об обработке данных предоставляем по запросу.
От аудита до автопилота
Объём пилота для этого потока: Один поток документов: например, PDF от поставщиков из одного почтового ящика или чеки одной команды.
Шаг 1
Аудит
Разбираем один поток документов или заявок от начала до конца: считаем объёмы, называем системы, которых он касается. Вы получаете письменное описание работ и фиксированную цену пилота.
Бесплатно · 3 рабочих дняШаг 2
Пилот
Один поток выходит в бой на ваших настоящих документах. Приёмка не на ощущениях, а по числам: доля без ручного касания, минуты на документ, исключения.
Около двух недель · фикс-ценаШаг 3
Раскатка
Остальные потоки идут по проверенной схеме. Ежемесячный отчёт, поддержка и правки, когда меняются ваши системы.
Поток за потокомУже делали
Кейс · Бухгалтерская фирма, Эстония
79% чеков и счетов клиентов проводятся в Merit без участия человека
Как эстонская бухфирма перевела 70+ клиентов на конвейер: 79% документов проводится в Merit без человека, 0 дублей из 1 741.
79%документов проводится без участия человека
Частые вопросы
Сколько это стоит?
Единого прайса нет, потому что у каждой компании свой стек учёта и объём документов. Бесплатный аудит показывает, что реально, а цена пилота фиксируется и согласуется до начала работ.
Насколько точно распознавание?
Точность зависит от качества документов и от того, насколько единообразно оформляют счета ваши поставщики. Пилот измеряет долю без ручного касания и число исключений на 100 документов именно на ваших файлах, так что вы видите реальные цифры до раскатки.
Что происходит, если документ не удаётся распознать?
Он остаётся в очереди разбора в том инструменте, которым уже пользуется команда, например в Telegram или почте, с пометкой о том, что нужно проверить. Ничего не проводится без прохождения проверки.
Где обрабатываются и хранятся наши данные?
Обработка происходит в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших собственных системах, а соглашение об обработке данных (DPA) предоставляется по запросу.
Подойдёт ли это для нашей текущей системы учёта?
Мы строим конвейер под ту систему, которой вы уже пользуетесь: Merit Aktiva, Xero, QuickBooks Online, Fortnox, Visma eAccounting, SmartAccounts или 1С. Аудит подтвердит, что поддерживает именно ваша настройка.
Начните с бесплатного аудита
Три рабочих дня, один поток разобран от начала до конца, фиксированная цена пилота на бумаге. Без обязательств.
Получить бесплатный аудит