Поставщик и данные счёта
Поставщик, номер счёта, даты и суммы считываются с документа и переносятся в поля QuickBooks.
Главная › Integrations › QuickBooks Online
Как чеки и счета попадают в QuickBooks Online
В QuickBooks Online есть приём чеков прямо в продукте, но эта функция не открыта через API, и интеграция не может ею воспользоваться. Конвейер читает документ отдельно и заводит счёт через API.
Приём в приложении, нет APIQuickBooks Online умеет распознавать чеки внутри продукта, но эта возможность недоступна внешней интеграции через API.
Приём в приложении Распознавание чеков в продуктеЧерез API Не открытСчета создаются Через APIФайл-источник Прикреплён к счёту
Приёмчек или счёт приходит по почте или боту
ЧтениеИИ считывает суммы и строки
Кодированиестроки сопоставлены со счетами и классом
Проверкадубли отмечены до проводки
Проводкасчёт создан через API, файл приложен
Что попадает в QuickBooks Online
Позиции счёта
Каждая строка извлекается и кодируется на счёт плана ещё до создания счёта.
Счёт через API
Счёт создаётся через API QuickBooks Online — тем же путём, что и при ручном вводе.
Исходный PDF или фото
Оригинал файла прикрепляется к записи счёта, чтобы бумажный след оставался при проводке.
Проверка дублей
Документ, совпадающий с уже существующим в QuickBooks счётом, помечается, а не вводится повторно.
Задача на разбор
Всё, что не прошло проверку, уходит в очередь разбора вместо проводки наугад.
Где становится неудобно
У каждой системы есть углы. Эти — те, что определяют сборку: лучше знать о них до пилота, а не во время.
Приём чеков не в API
У QuickBooks Online есть приём чеков в продукте, но извне нельзя передать фото в этот поток. Наш конвейер читает документ отдельно и проводит счёт через API.
Только счета через API
API создаёт счета с прикреплённым файлом-источником; для других типов документов нужно своё сопоставление.
Стоит ли здесь строить свой конвейер?
Стоит строить
- Чеки и счета приходят по фото, почте или каналу вне приложения
- Несколько компаний или большой поток счетов с единым кодированием
- Данные поставщика или позиций нужно проверять перед созданием счёта
Хватит родных средств
- Несколько счетов в месяц вводятся вручную рядом со штатным приёмом чеков
- Нужны только документы, уже идущие через встроенный приём
Задача, которая за этим стоит
Решение
Счета и чеки автоматически попадают в вашу систему учёта
Счета поставщиков и чеки сотрудников попадают прямо в Merit Aktiva, Xero, QuickBooks и другие системы, а спорные случаи — в очередь разбора.
→Как устроен поток
Обработка в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших системах; соглашение об обработке данных предоставляем по запросу — см. безопасность и работу с данными.
From audit to autopilot
Шаг 1
Аудит
Разбираем один поток документов или заявок от начала до конца: считаем объёмы, называем системы, которых он касается. Вы получаете письменное описание работ и фиксированную цену пилота.
Бесплатно · 3 рабочих дняШаг 2
Пилот
Один поток выходит в бой на ваших настоящих документах. Приёмка не на ощущениях, а по числам: доля без ручного касания, минуты на документ, исключения.
Около двух недель · фикс-ценаШаг 3
Раскатка
Остальные потоки идут по проверенной схеме. Ежемесячный отчёт, поддержка и правки, когда меняются ваши системы.
Поток за потокомЧастые вопросы
QuickBooks Online сама распознаёт чеки?
В продукте есть приём чеков, но эта функция работает только внутри приложения и не открыта через API. Внешний конвейер не может ею воспользоваться, поэтому читает документ сам.
Как документ превращается в счёт?
Конвейер читает чек или счёт, переносит поставщика, позиции и суммы в поля QuickBooks и заводит счёт через API. Файл-источник прикрепляется к этому счёту.
Почему не использовать встроенный приём чеков?
Он работает для чеков, которые вводит внутри приложения человек с логином. Он недоступен внешней интеграции, поэтому документам, приходящим по почте, на общий ящик или в мессенджер, нужен отдельный маршрут.
Что происходит с документами, которые не прошли проверку?
Они уходят в очередь разбора в привычном вам инструменте, а не проводятся наугад. Кто-то проверяет запись, и она попадает в систему как обычный счёт.
Есть ли отдельный кейс именно для QuickBooks Online?
Наш опубликованный кейс построен на другой системе, Merit Aktiva, для эстонской бухгалтерской фирмы. Работа по приёму и проверке — чтение документа, сверка данных, пометка дублей и маршрутизация исключений — переносится напрямую; меняется только финальный вызов проводки для QuickBooks Online.
Работаете в QuickBooks Online? Начните с аудита
Три рабочих дня, один поток документов разобран от начала до конца, фиксированная цена пилота на бумаге. Без обязательств.
Получить бесплатный аудит