Результат двух- или трёхсторонней сверки
Каждый счёт сверяется со своим заказом и, если есть, с накладной.
Документы поставщиков сверяются прежде, чем попасть в учёт
Для бухгалтерских фирм и финансистов, работающих со счетами поставщиков, заказами и накладными. Каждый комплект документов сверяется, проверяется и разносится по нужным счетам, прежде чем что-либо будет проведено.
Приём
Разбор
Проверка
Запись
Подтверждение
Что это чинит
Ситуации, о которых нам рассказывают на первом созвоне.
Три документа — одна ручная проверка
Счёт, заказ и накладную приходится сверять построчно, и на глаз легко упустить расхождение.
Итоговые суммы не всегда сходятся
Позиции, НДС, скидки и округление должны в сумме давать итог счёта, но ошибки на стороне поставщика проходят незамеченными, если никто не проверяет арифметику.
Дублирующиеся счета оплачиваются дважды
Один и тот же счёт приходит повторно, иногда под другим именем файла или с другого ящика, и это не всегда замечают до оплаты.
Разноска по плану счетов не единообразна
У каждого клиента свой план счетов, и правильно закодировать один и тот же тип расхода для каждого клиента требует времени и знания специфики.
Как это работает
Пять стадий, одинаковых для каждого потока. Всё, что не прошло проверку, уходит человеку — в тот инструмент, которым вы и так пользуетесь.
- Приём
Счета поставщиков, заказы и накладные забираются из тех каналов, которыми вы уже пользуетесь, в любом формате поступления.
- Разбор
Каждый счёт сопоставляется со своим заказом и накладной, если они есть, а его позиции разносятся по плану счетов клиента.
- Проверка
Арифметика позиций сверяется с указанным итогом, включая НДС, скидки, депозиты и округление, а документ проверяется на дубли среди прежних счетов.
- Запись
Документы, прошедшие двух- или трёхстороннюю сверку и проверку арифметики, автоматически проводятся в систему учёта с прикреплённым исходным файлом.
- Подтверждение
Бухгалтеру отправляется отчёт о расхождениях — несовпадения, арифметические ошибки и возможные дубли, — а без ручного шага проходят только чистые документы.
Что вы получаете
Проверка арифметики
Суммы позиций, НДС, скидки и округление проверяются на соответствие итогу счёта.
Пометка дубля
Счета, совпадающие с уже внесённой записью по поставщику, номеру, дате или сумме, помечаются до проводки.
Разноска по плану счетов
Позиции кодируются по собственному плану счетов клиента.
Отчёт о расхождениях
Сводка несовпадений и ошибок, отправляемая бухгалтеру на проверку.
Журнал проводок
Запись о том, какие документы проведены автоматически, а какие отложены на проверку.
Что измеряет пилот
Мы не называем проценты точности, пока не увидели ваши документы. Эти три числа согласуются на аудите и предъявляются в конце пилота.
Доля без ручного касания
Доля документов поставщиков, проведённых автоматически без ручной правки, за время пилотного потока.
Минут на документ
Время от поступления документа до сверки и проводки, в сравнении с текущим ручным процессом.
Исключений на 100
Сколько документов из 100 требуют решения бухгалтера по несовпадению, арифметической ошибке или возможному дублю.
Системы, которые подключаем для этой задачи
Merit AktivaXeroQuickBooks OnlineFortnoxVisma eAccountingSmartAccounts1С
Обработка в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших системах; соглашение об обработке данных предоставляем по запросу.
От аудита до автопилота
Объём пилота для этого потока: Один поток документов поставщиков (например, счета одного клиента), сверяемый с его заказами, накладными и планом счетов.
Шаг 1
Аудит
Разбираем один поток документов или заявок от начала до конца: считаем объёмы, называем системы, которых он касается. Вы получаете письменное описание работ и фиксированную цену пилота.
Бесплатно · 3 рабочих дняШаг 2
Пилот
Один поток выходит в бой на ваших настоящих документах. Приёмка не на ощущениях, а по числам: доля без ручного касания, минуты на документ, исключения.
Около двух недель · фикс-ценаШаг 3
Раскатка
Остальные потоки идут по проверенной схеме. Ежемесячный отчёт, поддержка и правки, когда меняются ваши системы.
Поток за потокомУже делали
Кейс · Бухгалтерская фирма, Эстония
79% чеков и счетов клиентов проводятся в Merit без участия человека
Как эстонская бухфирма перевела 70+ клиентов на конвейер: 79% документов проводится в Merit без человека, 0 дублей из 1 741.
79%документов проводится без участия человека
Частые вопросы
Сколько это стоит?
Единой цены нет, потому что всё зависит от объёма документов и числа задействованных систем. Бесплатный аудит показывает, что реально; цена пилота фиксируется и согласуется до начала работ.
Насколько точны сверка и проверка арифметики?
Там, где позволяют данные, проверки точны: суммы позиций, НДС и итоги сверяются с точностью до цифры, а сопоставление документов идёт по поставщику, номеру, дате и сумме. Всё, в чём конвейер не уверен, помечается, а не проводится.
Что будет, если документ не проходит проверку?
Он не проводится автоматически, а попадает в отчёт о расхождениях для бухгалтера вместе с указанием, что именно не сошлось, — решение остаётся за человеком.
Куда уходят наши документы и финансовые данные?
Всё обрабатывается в ЕС. Исходные файлы и извлечённые данные остаются в ваших собственных системах. Соглашение об обработке данных (DPA) предоставляется по запросу.
Работает ли это с нашей текущей системой учёта?
Мы строим конвейер под ту систему, которой вы уже пользуетесь, — Merit Aktiva, Xero, QuickBooks Online, Fortnox, Visma eAccounting, SmartAccounts или 1С, — учитывая то, как эта система сама обрабатывает счета. Аудит подтвердит, что возможно именно для вашей настройки.
Начните с бесплатного аудита
Три рабочих дня, один поток разобран от начала до конца, фиксированная цена пилота на бумаге. Без обязательств.
Получить бесплатный аудит